Dr. Schnell Chemie räumt mit analogen Prozessen in der Wartung auf

Unternehmen setzt auf Software und IT Infrastruktur aus der Microsoft Cloud und

Dr. Schnell Chemie

Seit 1830 ist die Dr. Schnell Chemie GmbH im Dienst der Sauberkeit. Um dabei noch schneller zu werden, räumt der Münchner Mittelständler jetzt auch intern auf: Wischt papierbasierte Abläufe einfach weg und ersetzt sie durch digitale Prozesse. Zum Sortiment gehören Reinigungs-, Hygiene-, Desinfektions- und Hautpflegeprodukte, die lebensmittelverarbeitende Industrie gehört zu den wichtigsten Kunden. Die Techniker des Unternehmens sind ständig vor Ort beim Kunden unterwegs, um zum Beispiel die Dosieranlagen von Spül- oder Waschmaschinen zu warten. „Dieser persönliche Kontakt ist die Basis für unseren Geschäftserfolg“, sagt Stefan Gantner, IT-Leiter bei Dr. Schnell. Umso wichtiger, dass die Techniker stets über alles Wissenswerte rund um den Kunden informiert sind. 

Bisher steckten sich die 40 Techniker, die in ganz Deutschland für die Dr. Schnell Chemie GmbH unterwegs sind, ihre Wartungsaufträge auf Papier in die Tasche. Details zur Kundenhistorie oder Besonderheiten der Anlagen mussten sie bei Bedarf mit einem Anruf in der Zentrale klären. Nach getaner Arbeit dokumentierten sie ihre Wartungsaufträge ebenso analog. Erst danach griffen sie zum digitalen Stift und schickten alle Details per Blackberry an den firmeneigenen Server und das Microsoft Dynamics NAV-System. Diese Doppelarbeit war fehlerträchtig: Protokolle verschwanden oder Daten blieben lückenhaft. Eine Mitarbeiterin in der Zentrale beschäftigte sich ausschließlich damit, alle Serviceangaben im ERP-System zu überprüfen. Mussten die Wartungsaufträge ausgedruckt werden, blockierte dies einen ganzen Nachmittag die Geräte in der Zentrale.

Mit einer mobilen App schrumpft der Papierberg

Dank einer mobilen Anwendung und hochskalierbarer IT-Infrastruktur aus der Cloud hat Dr. Schnell die Zettelwirtschaft inzwischen ad acta gelegt. Der Reinigungsspezialist entwickelte gemeinsam mit dem Unternehmen Blue-zone eine App, über die alle Auftragsdetails direkt aus dem ERP-System auf den mobilen Endgeräten der Techniker landen. Der Vorteil: Bei Kundenterminen haben die Techniker alle relevanten Infos in der Tasche. Ist der Termin erledigt, dokumentieren sie ihre Arbeiten ebenfalls ohne Umwege direkt im System. Die sind dann sofort für die Kollegen in der Zentrale verfügbar. So können Rechnungen viel schneller gestellt werden.

Die Lösung wird jedoch nicht auf hauseigenen Servern, sondern auf Microsoft Azure betrieben. Mit der Hilfe der Infrastruktur- und Plattformdienste von Microsoft sammelt, speichert, verwaltet und analysiert die IT-Abteilung alle Daten. Für Azure sprachen mehrere Gründe: „Wir wollten flexible Kapazitäten, kalkulierbare Kosten und eine zuverlässige Performance“, so Stefan Gantner. Zudem füge sich Azure problemlos in die bestehende Infrastruktur, weil sein Unternehmen auch bei der Bürosoftware auf Lösungen von Microsoft setzt. Der Reinigungsspezialist nutzt aktuell rund 270 Lizenzen für Microsoft Office 365. Azure wie Office 365 bezieht Dr. Schnell über das Business Customer Portal, mit dem die Deutsche Telekom verknüpft ist. „Wir erhalten die Office 365-Lizenzen schneller als über einen früheren Partner und erhöhen damit unsere Flexibilität bei kurzfristigem Bedarf“, sagt Stefan Gantner, IT-Leiter bei Dr. Schnell. Benötigt das Unternehmen für zusätzliche Mitarbeiter neue Lizenzen, stehen die innerhalb weniger Minuten zur Verfügung.

Datenzugriff von überall und jederzeit

Natürlich können nicht nur die Beschäftigten aus der Zentrale, sondern auch die Außendienstmitarbeiter über die App auf Office 365 zugreifen – und damit auch auf die Dokumente wie Produktinfos oder Bedienungshandbücher, die zum Beispiel in Sharepoint abgelegt sind. Das erleichtert den Job: Denn jeden Kundentermin können sie nun exakt vorbereiten.

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